Управление временем – целая наука и для начала нужно разобрать что такое «тайм-менеджмент», и как он работает.
Тайм-менеджмент – это методы и техники для того, чтобы управлять временем. Это самоорганизация и, прежде всего, управление собой.
Например, если вы не знаете за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра поможет вам разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизация, планирование и структурирование.
Приоритизация. Для того что бы выполнить задачу, важно определить на сколько она срочная, сложная и важная. Только после этого следует приступать к выполнению.
Планирование. Прежде чем приступить к выполнению задачи, нужно разобраться, когда именно ее следует сделать и сколько времени это займет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результат.
15 советов как начать всё успевать
И, наконец, мы разберем 15 методов тайм-менеджмента, от простых техник к сложным системам.
1. Подготовка с вечера
Удобнее всего подготовиться к предстоящему дню с вечера. Можно записать рабочие или личные задачи, так вы оцените свою нагрузку заранее и распределите все задачи без утренней спешки. С вечера также можно готовить рабочую одежду, обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Такой метод поможет справиться с прокрастинацией откладыванием задач «на потом». Если у вас нет никакого желания приступить к выполнению, попробуйте уделить задаче хотя бы несколько минут: пять или десять. Профессор Университета Лейпцига, Джулия Мюллер считает, что так у человека останется право передумать и нет мыслей о том, что его принуждают делать то, чего он совершенно не хочет.
3. Дедлайны
У всех задач должны быть четкие сроки сдачи – дедлайн. Известные сроки стимулируют работать быстрее. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно поставленные сроки заставляют работать быстрее.
4. Поедание «лягушки»
«Съесть лягушку» – делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен различной информацией, поэтому справиться с трудными делом будет проще. А после выполнения, все остальные задачи покажутся вам пустяковыми.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Нужно делать мелкие задачи, которые занимают не более двух минут – первыми, по возможности в тот же момент. Такими задачками может быть: проверка почты, отправка запросов.
6. Автофокус
Подобный метод подойдет скорее тем, кто часто работает с задачами без дедлайна. Два предыдущих метода обязывают заниматься задачей, так как есть четкий срок выполнения. Это может вызвать отторжение. Автором этого метода является Марк Форстер, он считает, что сначала нужно выписать все дела в единый список, а потом прочитать его не торопясь, пока не захочется остановиться на одной задаче. Если получилось завершить дело сегодня – вычеркните его. Если не получилось – перенесите в конец списка и читайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Марк Фостер автор книги «Сделай это завтра» рекомендует не браться за срочные задачи сразу же, а отложить их на завтра.
Для этого нужно вести список закрытых дел, в который невозможно внести новую задачу на текущий день, но можно занести в список на следующий день.
Такой подход поможет сохранить фокус на текущих делах. Форстер разделяет два понятия: «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в профессии благодаря полноценному применению навыков и знаний. Работать «по-настоящему» сложно, такая работа может вызвать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда настоящая работа откладывается ради мелких задач. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, – скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Такую технику также называют «поедание слона по кусочкам». Когда перед нами стоит глобальная задача, она может испугать объемом. Что бы к ней приступить, следует разложить большую задачу на мелкие этапы.
9. Одна задача в один промежуток времени
Исследователи из Университета Стенфорда в 2009 году провели эксперимент. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает содержание разговора и прочитанное.
10. Методы фиксированного времени
В этот раздел относятся методы работы по таймеру. Некоторые люди берут в привычку работать по таймеру, так, вы будете работать продуктивнее, научитесь оправдывать ожидания, натренируете силу воли и предварительное выгорание. Для полной картины, приведем пример:
Техника Pomodoro. Метод помидора – это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называет отрезок времени в 30 минут (25 минут на работу и 5 минут на отдых). Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые 4 повтора – перерыв 30 минут. Таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Если вы захотите попробовать метод на практике, не забывайте, что в нем одинаково важны и промежутки работы и отдыха.
11. Принцип девяти дел
Метод основывается на построении задач по иерархии. То есть, в течении дня нужно завершить одну большую задачу, три задачи поменьше и пять мелких.
12. Канбан
Канбан – это такой метод работы, когда нагрузка распределяется между людьми, но работа должна быть выполнена точно в срок.
Классический канбан – таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Количество столбцов может быть больше.
Изначально все дела заносятся в первый столбец, потом уже перетаскиваются во второй и так далее, пока не попадут в последний. Благодаря этой системе можно легко отследить прогресс.
13. Хронометраж
Глеб Архангельский – экономист и автор книги по тайм-менеджменту считает, что основой планирований является понимание, где время расходуется эффективно и с пользой, а где не очень. Архангельский предлагает три этапа планирования:
Зафиксировать. В течении двух недель раз в один-два часа фиксируйте выполнение задачи, а также время, которое понадобилось для ее выполнения. Цель – стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии двух недель, в той же тетради нужно отметить, когда время было потрачено с пользой, а когда впустую.
Планировать. После двух этапов анализа – скорректируйте расписание и процесс работы на основе полученной статистики.
14. Матрица Эйзенхауэра
Эту систему придумал 34-й президент США – Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Суть в том, что все текущие и предстоящие дела распределяют по четырём категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Разберем как ей пользоваться.
Матрица Эйзенхауэра
Важно и срочно – сделать. Как правило, это задачи с дедлайнами. Если их не выполнить в срок, это чревато неприятными последствиями.
Важные и несрочные – запланировать. Такие дела не имеют дедлайна, но они также важы. Как пример, сходить в спортзал, заняться изучением нового языка и так далее. Такие дела нужно запланировать заранее, чтобы не потерять.
Неважные и срочные – делегировать. То есть, это та рутина, которая не требует особых навыков и ее можно передать другому человеку, чтобы освободить свое время для более важных дел.
Неважные и несрочные – удалить. Это те занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать целей.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Данный метод подходит тем, кто хочет составить для себя идеальное расписание дня. Майкл Бреус, кандидат медицинских наук и клинический психолог считает, что существует четыре хронотипа.
Каждый имеет идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
«Медведи». Им комфортно просыпаться с 7:00 до 11:00 утра, пик продуктивности приходится на период с 11:00 до 18:00 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23:00.
«Львы». Они могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10:00 утра, наиболее продуктивны с 10:00 до 17:00, отход ко сну должен быть не позднее 22:30.
«Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12:00 часов, эффективно работают до 20:00 и легко уходят спать в 00:00.
«Дельфины». У таких людей беспокойный режим сна, поэтому даже если они встают с 6:00 до 10:00, могут заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать все гаджеты за два часа до сна. Пик их активности – с 10:00 до 18:00.
Бреус считает, что качество жизни станет намного лучше, если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы.
Комментарии ()